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Von der Software zum Business Case - Handlungsfelder für eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Transformation

 © Prof. Johner Fachartikel | 15.11.2021 |  msg industry advisors

Innovativ bleiben, Marktchancen erkennen und Kunden begeistern: Die Migration von ERP bzw. SAP ERP Systemen auf SAP S/4HANA eröffnet Unternehmen Chancen, neue Informationsquellen zu erschließen und gewinnbringend zu verknüpfen. Mit der technologischen sollte allerdings auch eine kulturelle Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation einhergehen. Best Practices aus dem Healthcare & Lifescience-Sektor zeigen, dass eine genaue Kenntnis und Bewertung der Ausgangssituation mit Hilfe von Change Assessments entscheidend für den Projekterfolg sind.

In der Gesundheitsbranche ist die Entwicklung von Produktinnovationen besonders spannend zu beobachten: Arzneimittel werden immer individueller auf die Patientinnen und Patienten bzw. Endkundschaft zugeschnitten, hohe Qualitätsansprüche sind zu erfüllen und eine Fülle regulatorischer Vorgaben ist bei fast jeder Entscheidung mit zu berücksichtigen. 

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Pharmaunternehmen die Prozesse ihrer Organisation kontinuierlich auf Verbesserungsoptionen überprüfen und anpassen. Ausgangspunkt ist in der Regel die Fertigung, etwa wenn man dort ERP-Systeme mit einer IoT-Plattform kombiniert und so Performance Indikatoren zu Chargen, Qualitätskriterien oder den Weg des Produktes in der internen Logistik transparent macht. Einige Unternehmen erweitern diese Perspektive auch bereits auf den gesamten Produktlebenszyklus und bilden dessen Stationen von F&E bis zum Patienten-Feedback digital ab. Die gewonnene Transparenz und Geschwindigkeit sorgen zuweilen für einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. 

Ein Blick über die Grenzen der Fertigung und Logistik hinaus in weitere Unternehmensbereiche wie Einkauf, Risk- und Sustainability-Management ist wichtig, um flexibel auf die Anforderungen bzw. Trendentwicklungen am Markt reagieren zu können. Viele Unternehmen aus der Branche nutzen die Migration von ERP bzw. SAP ERP Systemen auf SAP S/4HANA daher, um die Leistungsfähigkeit ihrer Organisation in genau dieser Hinsicht zu steigern. Vorreiterinnen und Vorreiter berücksichtigen, dass es dabei um mehr als eine technologische Veränderung geht und werden in den folgenden Handlungsfeldern aktiv. 

Handlungsfeld 1: Herausforderungen aus Business- und IT-Sicht klären
Als Kern von SAP S/4HANA führt SAP HANA alle Daten zusammen, die das Unternehmen verknüpfen möchte. Neben der reinen ERP-Funktion schafft das eine Basis für Big-Data-Analysen. Zudem lassen sich weitere Anwendungsszenarien wie Qualitätsdokumentationen oder die Simulation von Produkteigenschaften abbilden. 

Zu Beginn eines S/4HANA-Projektes sollte zuerst die vorhandene Prozesslandschaft skizziert und dabei der Datenfluss genau betrachtet werden: Welche Stamm- und Bewegungsdaten werden in welchem System erstellt, gepflegt, verwendet und gelöscht? Die Erhöhung der Datenqualität ist die Grundlage aller zukünftigen, datenbasierten Business Modelle. Auf der Ebene der Geschäftsprozesse ist u.a. zu klären: 
  • Welche Unternehmensprozesse werden aktuell in welchem System abgewickelt – und macht das auch in Zukunft Sinn? Ein Qualitätsprozess, der aus historischen Gründen hoch angepasst in SAP umgesetzt wurde, ließe sich z. B. heute eventuell zukunftssicherer in einem spezifischen Labormanagement-System realisieren. 
  • Gibt es unternehmenseigene, historisch gewachsene Anpassungen, die nicht in S/4HANA übertragen werden können? Diese sollten identifiziert und durch Standardprozesse oder andere Lösungen für eine Migration in Betracht gezogen werden. Welche Rollen und Berechtigungen sind im Zuge der Migration zu überarbeiten, etwa in IT, IT-Security und auf Managementebene? Welche organisatorischen Änderungen sind dadurch möglicherweise notwendig? 

Handlungsfeld 2: Transformation mit Change Management stützen
Die Vorteile von S/4HANA sind auf einen höheren Standardisierungsgrad ausgerichtet – d.h., die Basis-Funktionalitäten von SAP unterstützen sehr viele Geschäftsprozesse, so dass eigene, individuelle Programmanpassungen seltener notwendig sind. Mit der technologischen geht also eine kulturelle Umstellung einher. Die Mitarbeitenden müssen neue Arbeitsmethoden erlernen, Arbeitsprozesse neu mitgestalten oder sich mit deren Prinzipien vertraut machen. 

Doch welche „neuralgischen Punkte“ sind entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg dieser Neuausrichtung? Hier vermitteln Change Assessments ein Bild zur Veränderungsbereitschaft in der Organisation. Sie zeigen der für das Projekt verantwortlichen bzw. entscheidungstragenden Person, wo und welche Aktivitäten initiiert werden sollten, damit ein erfolgreicher Wandel stattfinden kann. Die folgende Grafik umfasst die typischen Dimensionen, die in einem S/4HANA Vorprojekt der msg industry advisors analysiert werden. Die drei Kerndimensionen umfassen Technologien, Prozesse und Organisation. 
 

Abbildung 1: Sechs Analyse-Dimensionen für ein erfolgreiches Transformationsprojekt. © msg industry advisors

Technologien 
Als Ausgangsbasis für das Assessment dienen die Ergebnisse der technologischen Systemanalyse durch msg.fit. Hierbei werden nicht nur die technisch notwendigen Änderungen (Z-Analysen) durchgeführt, sondern auch deren Anwendung und die notwendigen organisatorischen Auswirkungen einer S/4HANA Transformationen. Diese Basisinformationen werden für das folgende Change Assessment (Organisatorisches Veränderungsmanagement) herangezogen und mit Interviews angereichert.

Prozesse
S/4HANA bringt einen Perspektivwechsel mit sich: statt in Modulen wird in End-to-End-Prozessen gearbeitet. Etwa, wenn Daten aus Simulationen in der Produktentwicklung direkt mit Daten aus dem Einkauf und der Fertigung verknüpft werden, um die Realisierbarkeit von Produkten besser einschätzen zu können. Unternehmen mit einer hierarchisch geprägten Kultur, in der Abteilungen und Teams sequenziell statt kollaborativ arbeiten, wird eine Umstellung auf diese Vorgehensweise schwerer fallen als solchen, die bereits Erfahrungen mit agilen Arbeitsmethoden und Prozessen gesammelt haben. 

Eine Prozessanalyse sollte hier bei den „Basics“ ansetzen und in der ersten Projektphase bewerten, ob die Systeme und Prozesse „SAP S/4HANA ready“ sind oder weitere Vorarbeiten notwendig sind. Ein transparenter „Status Quo“ der Prozesslandschaft mit einer Aufteilung in Geschäfts- und IT-Prozesse ist ebenfalls relevant. Hier sollte bereits mit einem „Verschlanken“ gestartet, also Prozesse und Eigenentwicklungen für die Migration priorisiert und ausgeschlossen werden. Von großem Nutzen ist zudem eine Bewertung der Risiken und Auswirkungen des Projektes auf die laufenden Business-Prozesse, z. B. finanziell und organisatorisch. 

Organisation: Change Impact
Jedes Unternehmen „tickt“ anders. Daher ist es essenziell, das Change Management gemeinsam mit dem Unternehmen umzusetzen und alle Ebenen bei den anstehenden Veränderungen zu integrieren. Eine klare Strategie sowie ein starkes Commitment des Managements sind wesentlich, um die Teams und Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, die notwendigen Change Themen zu identifizieren und die jeweiligen Maßnahmen auch umzusetzen. Dabei sollte man sich an Erfolgsgeschichten orientieren: Wann und warum war eine Transformation erfolgreich? 

Wichtig ist zudem, die wesentlichen Stakeholder sowie potenzielle „Change-Treiber“ zu benennen, die zu adressieren sind. Dieses Ergebnis sollte  möglichst in einer Stakeholder Map abgebildet werden, um daraus einen fokussierten Maßnahmenplan abzuleiten. Zusätzlich lässt sich durch das Change Assessment bis zur individuellen Ebene bewerten, in welchem Maße die Mitarbeitenden offen bzw. bereit für die anstehenden Veränderungen sind.

Systeme, Prozesse und Organisationsstrukturen harmonisieren
Bei alledem steht für das Change Management die Aufgabe im Vordergrund, die Mitarbeitenden zu befähigen, die Transformation erfolgreich zu gestalten und mit der notwendigen Veränderung gut umzugehen. Es geht eben nicht darum, einfach nur eine neue Software-Einführung „überstehen“ zu müssen, sondern sich auf ein vernetztes, kollaboratives Denken und Arbeiten einzulassen und damit den zukünftigen Unternehmenserfolg zu gewährleisten. Das ist alles andere als trivial – und umso wichtiger ist die Vorbereitung und Steuerung eines SAP S/4HANA-Projektes mit einem ganzheitlichen Change Management-Ansatz, der technologische und menschliche Belange berücksichtigt. 


Abbildung 2: Change Management-Leistungen der msg advisors bei SAP S/4HANA Migrationen. © msg industry advisors 
 
Management-Tipps:
  • Formulieren Sie die Ziele des Projektes möglichst konkret: Was müssen, was wollen Sie ändern in Bezug auf Geschäftsprozesse, Datenmodelle, Struktur der Organisation?
  • Skizzieren Sie, mit welchen Veränderungen sie hinsichtlich Technologie / technologischer Infrastruktur, Prozesse und Organisation rechnen.  
  • Bewerten Sie die Abhängigkeiten Ihrer wichtigsten strategischen Projekte zur S/4HANA-Transformation. Erstellen Sie eine Roadmap, um diese Abhängigkeiten zu visualisieren. 
 
Information zur Autorin
Ines Kaps leitet den Bereich Change Management & Communication bei den msg industry advisors. In den vergangenen 20 Jahren leitete sie erfolgreich globale Millionen Dollar IT-Projekte bei Unternehmen in ganz Europa. Ihre Kundinnen und Kunden schätzen Sie für ihre interkulturelle De-Eskalations-Expertise in kritischen Situationen.